Datenschutz
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Stand: 01.04.2025
1. Einleitung
Die GDK ist die Konferenz der kantonalen Gesundheitsdirektorinnen und -direktoren (nachstehend auch «wir», «uns»). Wir richten uns bei der Bearbeitung von Personendaten nach dem Bundesgesetz vom 25. September 2020 über den Datenschutz (DSG; SR 235.1) aus.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit unseren Aktivitäten und Tätigkeiten erheben und bearbeiten. Wir halten insbesondere fest, wofür, wie und wo wir welche Personendaten bearbeiten. Wir informieren ausserdem über die Rechte von Personen, deren Daten wir bearbeiten.
Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder besondere Hinweistexte spezifische Sachverhalte.
2. Verantwortliche/-r
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich verantwortlich:
Konferenz der kantonalen Gesundheitsdirektorinnen und -direktoren (GDK)
Haus der Kantone
Speichergasse 6
Postfach
3001 Bern
3. Herkunft der Personendaten
Von Ihnen: Der Grossteil der von uns bearbeiteten Personendaten geben Sie (oder Ihr Endgerät) uns selbst bekannt (z.B. im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen oder der Kommunikation mit uns). Sie sind zur Bekanntgabe Ihrer Personendaten mit Ausnahmen von Einzelfällen (z.B. gesetzliche Verpflichtungen) nicht verpflichtet. Wenn Sie jedoch beispielsweise unsere Dienstleistungen beanspruchen oder mit uns Verträge schliessen wollen, müssen Sie uns die notwendigen Personendaten bekanntgeben. Sofern Sie bestimmte Personendaten nicht nennen, kann dies dazu führen, dass die Erbringung der damit zusammenhängenden Dienstleistungen oder ein Vertragsabschluss nicht möglich ist.
Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. von Familienmitgliedern) zur Verfügung stellen, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Personendaten korrekt sind sowie dass Sie sichergestellt haben, dass die Personen über die Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).
Von Dritten: Wir können auch Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Handelsregister, Medien oder dem Internet inkl. Social Media) entnehmen oder erhalten diese von Behörden, Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns entweder in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat, sowie von sonstigen Dritten (z.B. Verbänden, Vertragspartnern, Referenzpersonen im Zusammenhang mit Stellenbewerbungen). Dazu gehören insbesondere die Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung, des Abschlusses und der Abwicklung von Verträgen bearbeiten sowie Daten aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, aber auch alle anderen Kategorien von Daten gemäss Ziffer 5.
4. Zweck der Datenbearbeitung
Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzrecht wie insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG) und der Verordnung über den Datenschutz (Datenschutzverordnung, DSV).
Wir bearbeiten Ihre Personendaten zu Zwecken der Erbringung unserer Dienstleistungen, im Rahmen der Erfüllung unserer Aufgaben und vertraglichen Verpflichtungen sowie im Zusammenhang mit der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere zur Beantwortung von Anfragen und der Geltendmachung Ihrer Rechte und um Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. Wir bewahren diese Personendaten auf, um unsere Kommunikation mit Ihnen zu dokumentieren und für Nachfragen.
Wir bearbeiten Personendaten für die Aufnahme, Verwaltung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen.
Wir bearbeiten Personendaten im Zusammenhang mit der Leitung und Organisation verschiedener interner Gremien (politische Organe, Arbeitsgruppen, Begleitgremien etc.) sowie der Berichterstattung über unsere Organisation; entsprechende Gremien und Kontaktlisten, Jahresberichte etc. werden unter Umständen auf unserer Webseite veröffentlicht.
Wir bearbeiten Personendaten zur Beziehungspflege, z.B. um Produkte und Dienstleistungen von uns zu senden. Das kann z.B. in Form von Newslettern und anderen regelmässigen Kontakten (elektronisch, per Post, telefonisch), über andere Kanäle, für welche wir von Ihnen Kontaktinformationen haben, aber auch im Rahmen von einzelnen Aktionen (z.B. Einladungen an Anlässe) erfolgen.
Wenn Sie sich bei uns für eine Stelle bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Personendaten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags. Die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ist Gegenstand einer separaten Datenschutzerklärung
Wir können Ihre Personendaten auch zu Sicherheitszwecken und für die Zugangskontrolle bearbeiten.
Wir bearbeiten Personendaten zur Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und internen Regularien («Compliance»).
Wir nutzen keine Personendaten für Marketing und Werbung.
Wir analysieren oder treffen keine Annahmen über Ihre Interessen und Präferenzen (Profiling).
5. Kategorien von Personendaten
Kommunikationsdaten: Wenn Sie mit uns über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder Chat, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten. Wenn wir Telefongespräche oder Video-Konferenzen, z.B. zwecks Protokollierung, aufzeichnen oder mithören, weisen wir Sie besonders darauf hin. Sie werden darüber informiert, ob und wann solche Aufzeichnungen stattfinden, z.B. durch eine Anzeige während der betreffenden Video-Konferenz. Möchten Sie diesfalls keine Aufzeichnung Ihres Bildes, schalten Sie bitte Ihre Kamera aus.
Stammdaten: Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir nebst den Vertragsdaten (siehe unten) für die Erbringung unserer Dienstleistungen sowie die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen benötigen, wie Name, Kontaktdaten und Informationen zum Beispiel über Ihre Rolle und Funktion, Ihre Bankverbindung(en), Ihr Geburtsdatum, Vollmachten, Unterschriftsberechtigungen und Einwilligungserklärungen. Wenn wir Ihre Identität feststellen wollen oder müssen, z.B. bei einem von Ihnen gestellten Auskunftsbegehren, einem Antrag für Medienzugang etc., erheben wir Daten, um Sie zu identifizieren (z.B. eine Kopie eines Ausweises). Ihre Stammdaten bearbeiten wir, wenn Sie ein geschäftlicher Kontakt sind oder für einen solchen tätig sind (z.B. als Kontaktperson der GDK), oder weil wir Sie für unsere eigenen Zwecke oder die Zwecke eines Vertragspartners ansprechen wollen (z.B. im Rahmen von Einladungen an Anlässe, Newslettern etc.).
Vertragsdaten: Wir bearbeiten Personendaten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen, z.B. Angaben über Verträge und die zu erbringenden oder erbrachten Leistungen, sowie Daten aus dem Vorfeld eines Vertragsabschlusses, die zur Abwicklung erforderlichen oder verwendeten Angaben und Angaben über Reaktionen (z.B. Beschwerden oder Angaben zur Zufriedenheit etc.).
Sonstige Daten: Wir bearbeiten auch Daten von Ihnen im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren (wie Akten, Beweismittel etc.), die sich auch auf Sie beziehen können. Wir können Fotos herstellen oder durch Dritte herstellen lassen, in denen Sie erkennbar sein können (z.B. an Anlässen etc.). Wir können auch Daten darüber erheben, wer wann an Sitzungen oder Veranstaltungen teilnimmt (insbesondere aus organisatorischen Gründen und für die Protokollierung).
6. Empfänger der Daten
Bei der GDK haben diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für unsere Tätigkeiten, Dienstleistungen und Geschäftsbeziehungen benötigen. Zu diesen Personen gehören neben unseren Mitarbeitenden auch von uns beigezogene Dienstleister. Diese haben sich zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes verpflichtet.
Dies sind unsere wichtigsten Empfängerkategorien:
- zur Durchführung Ihrer Aufträge beigezogene Dienstleister: Partnerorganisationen, Dienstleister, die wir mit der Durchführung von Aufträgen betrauen (z. B. IT-Provider), Dienstleister zur Abwicklung des Adressmanagements, Bankinstitute und Zahlungsdienstleister;
- aufgrund rechtlicher Verpflichtungen oder Berechtigungen oder zur Wahrung unserer Interessen: Behörden (Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland); die Behörden bearbeiten in eigener Verantwortlichkeit Daten über Sie, die sie von uns erhalten.
Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir nicht beschränken (z.B. Behörden, Banken usw.).
7. Dauer der Datenspeicherung
Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen, insbesondere zu Dokumentations- und Beweis-zwecken, verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten oder technischen Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten grundsätzlich nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe, ausser die Weiterbearbeitung der Daten ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
- Erfüllung von gesetzlichen und regulatorischen Buchführungs- und Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht;
- Erhaltung von Beweismitteln während der Verjährungsfristen (z. B. im Fall von Rechtsstreitigkeiten).
8. Datensicherheit
Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um diese gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.
Wir bearbeiten und speichern Personendaten grundsätzlich in der Schweiz. Je nach Fall – beispielsweise über (Unterauftragsbearbeiter) unsere(r) Dienstleister oder Behörden – können Personendaten aber potenziell auch im Ausland bearbeitet und gespeichert werden. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, ist er gesetzlich oder vertraglich zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus verpflichtet.
9. Dienste von Dritten
Für erforderliche sicherheitsrelevante, statistische und technische Zwecke können Dritte, deren Dienste wir nutzen, Daten im Zusammenhang mit unseren Aktivitäten und Tätigkeiten aggregiert, anonymisiert oder pseudonymisiert bearbeiten.
10. Ihre Rechte
Im Zusammenhang mit unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten haben Sie folgende Rechte:
- eine Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, über den Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer sowie die Herkunft der Personendaten zu erhalten;
- die Berichtigung Ihrer unrichtigen Personendaten zu verlangen;
- die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu verlangen;
- der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu widersprechen;
- die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Personendaten zu verlangen;
- eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht;
- die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen.
Einschränkungen dieser Rechte sind möglich, wenn Gesetze im formellen Sinn solche vorsehen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder überwiegende Interessen unsererseits der Ausübung eines Rechts entgegenstehen.
11. Kontaktmöglichkeiten
Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Personendaten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie uns das bitte an untenstehende Adresse mit:
Konferenz der kantonalen Gesundheitsdirektorinnen und -direktoren (GDK)
Haus der Kantone
Speichergasse 6
Postfach
3001 Bern
Wenn Sie sich in der EU, im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden, haben Sie zudem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren.
- Eine Liste der Behörden in der EU und im EWR finden Sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_de
- Die Aufsichtsbehörde des Vereinigten Königreichs erreichen Sie hier: https://ico.org.uk/global/contact-us/
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrages mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.
13. Inkrafttreten
Diese Datenschutzerklärung tritt am 01.04.2025 in Kraft.
Bern, 24. März 2025
Schweizerische Konferenz der Kantonalen Gesundheitsdirektorinnen und -direktoren
Kathrin Huber
Generalsekretärin